Cómo una empresa calcula los gastos de automóvil depende de si la empresa posee el automóvil o si es un automóvil personal que se usa para el trabajo.
¿Quién es el dueño del automóvil?
Para que un automóvil se considere un "automóvil de negocios", la empresa debe estar registrada como propietaria en el título del automóvil. Si no lo está, entonces se considera un automóvil personal.
Automóviles de propiedad personal
Si eres dueño del automóvil personalmente y no a través de la empresa:
El costo del automóvil y cualquier préstamo no deben aparecer en los registros de la empresa.
La empresa no debe pagar por ningún gasto relacionado con el automóvil. Si lo hace, se trata como dinero adeudado a la empresa o como un pago al dueño del automóvil.
El propietario del automóvil puede solicitar un reembolso presentando un informe de gastos.
El reembolso se basa en la cantidad de millas conducidas para negocios, multiplicado por la tarifa aprobada por el IRS.
La empresa debe reembolsar al propietario del automóvil con un cheque.
Las millas de negocios comienzan desde la oficina principal. Si trabajas desde casa, tus millas de negocios comienzan allí. Si trabajas desde una oficina de la empresa, las millas de negocios comienzan en esa oficina.
Automóviles de propiedad empresarial
Si el automóvil es propiedad de la empresa:
El costo del automóvil aparecerá como un activo en los registros financieros de la empresa, junto con cualquier préstamo del automóvil.
La empresa puede reclamar deducciones fiscales por la depreciación del automóvil (la pérdida de valor con el tiempo).
La empresa debe cubrir todos los costos del automóvil, como combustible, reparaciones y seguros.
Los conductores de automóviles de la empresa deben llevar un registro de millas.
Si el automóvil se usa para razones personales (como para ir y volver del trabajo), la empresa debe contar ese uso como parte de los ingresos imponibles del empleado.
Mantener un registro de millas
Un registro de millas debe incluir:
Fecha del viaje
Número de millas conducidas
Lugar al que fuiste
Con quién te reuniste y cómo están relacionados con el negocio
El propósito del viaje
Gastos de automóvil deducibles
Si utilizas el método de gastos reales, aquí están los gastos que puedes deducir:
Combustible y aceite
Reparaciones, mantenimiento y neumáticos
Seguros y licencias
Depreciación
Intereses de un préstamo de automóvil
Pagos de arrendamiento del automóvil
Tarifas de estacionamiento y peajes
Conclusión
Hay muchas reglas y excepciones sobre las deducciones de automóviles, por lo que es mejor hablar con un experto para asegurarse de que lo estés haciendo correctamente.
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